祁縣農商銀行以規(guī)范統(tǒng)一的信貸檔案管理標準為依據(jù)，以網絡、計算機、信息技術為手段，以信貸檔案資源為對象，開發(fā)了信貸電子檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理過程中運用網絡信息技術對信貸檔案資料進行收集、管理、存儲、開發(fā)和利用，進一步實現(xiàn)信貸檔案數(shù)字化管理、網絡化運營、電子化查詢。目前信貸電子檔案系統(tǒng)累計建立數(shù)字檔案6000余戶，上傳信貸電子文本8000余冊，電子化調閱文本1.8萬余次。

　　信貸檔案信息化建設情況

　　制定統(tǒng)一規(guī)范的信貸檔案數(shù)字化標準。統(tǒng)一信貸檔案數(shù)字化格式。該行在信貸檔案數(shù)字化轉化過程中將紙質檔案目錄清單與電子書簽結合起來，把可以自定義電子書簽的PDF格式作為信貸電子檔案的基本存儲格式。確定信貸電子檔案轉化基本單元。該行將信貸電子檔案劃分為評級電子檔案、授信電子檔案、展期電子檔案、合同電子檔案等基本單元。建立統(tǒng)一的信貸檔案數(shù)字化轉化步驟。該行信貸電子檔案按照每個基本單元轉化為PDF電子文檔，轉化步驟包括：檔案資料整理、紙質檔案掃描、電子書簽制作、打包及書簽掛載、電子文檔OCR識別、文件壓縮優(yōu)化、加密存儲等。轉化后的信貸電子檔案具備快捷書簽、文本搜索、可讀性高、安全性強和占用空間少等優(yōu)點，能較好地適應電子檔案管理系統(tǒng)和本地網絡環(huán)境。

　　建立易用、安全、高效的電子檔案管理系統(tǒng)。該行信貸電子檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)信貸電子檔案分級授權、多點上傳、集中管理，系統(tǒng)包含獨立的實物檔案管理模塊，可對紙質檔案錄入、查詢、修改、借還和統(tǒng)計等進行數(shù)字化管理，實物檔案管理模塊下每筆檔案與對應的信貸電子文檔進行關聯(lián)，操作人員可在檔案管理菜單模糊查詢檢索貸款客戶，并找到對應的電子文檔進行調閱、修改等操作。

　　制定嚴謹、靈活的權限管理機制。該行信貸電子檔案管理系統(tǒng)根據(jù)不同的崗位角色需求對操作用戶賦予相應的操作權限，主要崗位分為系統(tǒng)管理員、檔案管理員、支行檔案管理員、普通用戶，系統(tǒng)管理員可對系統(tǒng)功能參數(shù)進行修改設定；檔案管理員可在權限內對電子檔案進行上傳、修改、刪除、打印等操作；普通用戶包括客戶經理、審查人員、稽核審計人員等，普通用戶權限由各級檔案管理員對其檔案管理需求進行授權。

　　信貸檔案信息化的作用

　　提高信貸檔案管理水平。信貸檔案管理長期面臨三大問題，一是長久以來大量堆積的紙質資料管理難度大；二是低效的手工建檔、卡片管理模式導致基層檔案管理員工作負擔重；三是在聽證問責和不良貸款處置過程中需要對一些時間間隔較長的信貸資料進行查閱，工作量大，極大的浪費了人力和物力資源。該行通過運用信貸檔案系統(tǒng)，使信貸檔案管理實現(xiàn)了數(shù)字化建檔、信息化查詢、電子化調閱，大大提高了檔案管理效率，減少了基層檔案管理人員工作量，有效預防了資料傳遞過程中丟失和損壞的風險。

　　充分發(fā)揮信貸檔案價值。通過信貸檔案信息化建設，該行客戶經理和風險經理可方便快捷的調閱存量貸款客戶資料，在新增貸款辦理及存量貸款轉貸過程中，信貸人員能夠充分利用信貸電子檔案系統(tǒng)調閱存量歷史信貸檔案數(shù)據(jù)信息，充分發(fā)揮信貸檔案資料的參考價值，在發(fā)放貸款過程中對客戶自身及關聯(lián)客戶近年來的辦貸情況進行比對分析，綜合研判客戶風險，為信貸審批決策提供了可靠依據(jù)。

　　信貸模式創(chuàng)新提供有力支撐。該行成立授信調查中心和審查中心，實行授信集中調查審查和信貸檔案集中管理的新模式，解決了模式下調查不清、審查不嚴、責任不明的弊端，但信貸模式創(chuàng)新后同時也出現(xiàn)了新的問題：一方面是集中調查審查后信貸檔案資料來回傳遞存在檔案流轉效率低下問題，另一方面檔案集中管理后貸前調查和放貸管貸存在無法有效銜接問題。該行通過上線信貸電子檔案管理系統(tǒng)，授信紙質檔案在集中調查審查后直接轉化為數(shù)字檔案并上傳至信貸電子檔案系統(tǒng)，辦貸中心放貸管貸時通過調閱授信電子檔案實現(xiàn)貸款管理無縫對接。

　　形成集中、統(tǒng)一的檔案管理平臺。當前小額貸款越來越多的通過“小微貸”“晉享貸”等線上辦貸平臺辦理，一方面辦貸電子檔案資料只能平臺操作人員調閱，另一方面后續(xù)貸后管理檔案無法與辦貸資料統(tǒng)一管理。依托信貸電子檔案管理系統(tǒng)將辦貸平臺產生的電子檔案與后續(xù)小額貸款發(fā)放后的貸后管理、催收訴訟資料集中歸檔管理，從而使不同辦貸渠道產生的信貸檔案通過信貸電子檔案系統(tǒng)實現(xiàn)集中存儲、統(tǒng)一管理。